近年來，信息化成為了各行業(yè)討論和熱議的焦點，信息化不僅可以提升工作效率降低運營成本，還有助行業(yè)企業(yè)未來更好的發(fā)展。以建筑施工企業(yè)為例。周轉(zhuǎn)材料管理是建筑項目施工管理的重要組成部分，管理的好壞直接影響到項目安全、質(zhì)量、供應、進度、施工形象等，也是項目創(chuàng)效挖潛的主要手段。
通常，建筑施工企業(yè)的周轉(zhuǎn)材料是指企業(yè)能夠多次使用、逐漸轉(zhuǎn)移其價值、仍可保持原有形態(tài)且不確認為固定資產(chǎn)的物資，周轉(zhuǎn)材料主要包括鋼模板、木模板、腳手架和其他周轉(zhuǎn)材料。其特點是單個產(chǎn)品價值相對較低，所需批量大，多次參與施工企業(yè)生產(chǎn)而不改變實物形態(tài)。據(jù)統(tǒng)計，中小建筑施工企業(yè)工程項目中物資成本占工程造價的50%～65%，其中周轉(zhuǎn)材料占項目物資成本的15%左右，控制好周轉(zhuǎn)材料，對提升中小建筑施工企業(yè)的利潤具有積極意義。
然而，就現(xiàn)階段而言，大部分中小建筑施工企業(yè)在周轉(zhuǎn)材料管理上遇到各種各樣的問題，比如：管理粗放，周轉(zhuǎn)率較低。項目管理者對保有的周轉(zhuǎn)材料管理不夠細致，沒有從企業(yè)利益全盤考慮提高管理效率，責任意識淡薄，周轉(zhuǎn)材料使用過程中管理粗放，損耗率極高，造成使用壽命縮短；各工程項目之間周轉(zhuǎn)材料信息不通暢，資源浪費較多。由于很多中小建筑施工企業(yè)沒有建立專門的周轉(zhuǎn)材料管理部門，沒有專門的周轉(zhuǎn)材料信息共享平臺，不能做到對全企業(yè)施工范圍內(nèi)周轉(zhuǎn)材料信息的及時統(tǒng)計和發(fā)布，易形成周轉(zhuǎn)材料閑置，造成不必要的損失和浪費；材料管理人員素質(zhì)偏低。中小建筑施工企業(yè)管理者對材料管理的側(cè)重點多放在材料的防盜、安全上，而忽視了材料現(xiàn)場管理的科學性。
如何破解周轉(zhuǎn)材料管理難題？中鐵十一局集團城市軌道工程有限公司物資租賃中心則借助信息化管理工具——勤哲Excel服務器軟件qinzhe.com找到了具體的解決方式。據(jù)了解，中鐵十一局集團城市軌道工程有限公司是集中管控城軌公司各工程項目周轉(zhuǎn)材料類物資，并確保公司周轉(zhuǎn)材料類固定資產(chǎn)保值增值的職能機構(gòu)。公司成立于2015年10月，下設三部一室和四個區(qū)域倉庫。公司發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)的的OA系統(tǒng)、HR系統(tǒng)、PM系統(tǒng)、財務共享中心平臺等信息化系統(tǒng)以及市場上常見的庫房管理系統(tǒng)，并不適用于公司內(nèi)部周轉(zhuǎn)材料信息化集中管理。物資租賃中心周轉(zhuǎn)材料管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)原始單據(jù)丟失、收發(fā)貨單據(jù)格式不統(tǒng)一、周轉(zhuǎn)材料信息混亂、人工點驗錯誤等問題，嚴重影響周轉(zhuǎn)材料的集中化管理工作，制約了公司在周轉(zhuǎn)材料集中管理工作上的健康發(fā)展。
而通過使用勤哲Excel服務器軟件，中鐵十一局集團城市軌道工程有限公在勤哲Excel服務器軟件平臺上搭建了“周轉(zhuǎn)材料信息管理系統(tǒng)”，本系統(tǒng)具有如下功能模塊：
圖1 功能模塊
圖2模板數(shù)據(jù)查詢模塊：可以根據(jù)需要設置各類信息的快速查詢，暫時只設置了周轉(zhuǎn)材料庫存情況查詢、周轉(zhuǎn)材料閑置情況查詢和周轉(zhuǎn)材料租賃相關(guān)費用查詢。材料調(diào)配管理模塊：由材料調(diào)配單模板、退租單模板、物流信息匯總單模板構(gòu)成。材料動態(tài)管理模塊：由周轉(zhuǎn)材料庫存臺賬模板、業(yè)務日記賬模板、周轉(zhuǎn)材料閑置申請模板、周轉(zhuǎn)材料閑置臺賬模板構(gòu)成。材料賬務管理模塊：由租賃費用對賬單模板、項目賠償單模板、各項目材料租賃相關(guān)費用匯總模板、每月攤銷模板構(gòu)成。材料加工&購置管理模塊：由加工（購置）單模板、組資表模板、改制記錄單模板、加工（購置）&改制臺賬模板構(gòu)成。材料移交管理模塊：由材料移交清單構(gòu)成。材料報廢管理模塊：由材料報廢臺賬模板、報廢申請單模板構(gòu)成。各項目合同信息模塊：由合同賠償單價模板、合同租賃單價模板構(gòu)成。數(shù)據(jù)規(guī)范模塊：由周轉(zhuǎn)材料信息模板、項目信息模板、賠償標準模板構(gòu)成。其他模塊：待辦事宜模塊、已處理工作模塊、公告管理模塊為Excel服務器軟件平臺自帶功能模塊，功能與公司OA系統(tǒng)同名模塊功能相同。如有需要，還可添加移動手機應用模塊、即時通信模塊、電子郵件模塊等。各模塊、模板的數(shù)據(jù)流程結(jié)構(gòu)關(guān)系如下圖所示：
圖3 功能結(jié)構(gòu)圖
如圖所示，箭頭方向表示數(shù)據(jù)流程方向。周轉(zhuǎn)材料信息、項目信息、賠償標準是本系統(tǒng)功能的基礎數(shù)據(jù)，統(tǒng)一了各類模板的數(shù)據(jù)信息；材料調(diào)配單、退租單是最基本的業(yè)務單據(jù)；灰色底色模板是各類臺賬，需要提前建立“空臺賬”，用以接收相關(guān)原始表單數(shù)據(jù)。我們首次登錄使用周轉(zhuǎn)材料管理系統(tǒng)時，應按如下先后順序進行數(shù)據(jù)初始化填報：1、填報數(shù)據(jù)規(guī)范模塊下的周轉(zhuǎn)材料信息、項目信息、賠償標準3個模板，這3個模板上的作用是統(tǒng)一周轉(zhuǎn)材料管理系統(tǒng)中周轉(zhuǎn)材料的信息（名稱、規(guī)格型號、單重、租賃單價）、項目信息（項目名稱、負責人姓名、聯(lián)系電話等）、賠償標準（賠償單價、維修內(nèi)容、驗收標準等）等。2、填報材料動態(tài)管理模塊下的周轉(zhuǎn)材料庫存臺賬、業(yè)務登記帳（空白臺賬）、周轉(zhuǎn)材料閑置臺賬（空白臺賬），目的是建立各項目初始“數(shù)據(jù)庫”。3、填報材料賬務管理模塊下的每月攤銷表、各項目材料租賃相關(guān)費用匯總（空白臺賬），目的與第2條相同。4、填報材料加工&購置管理模塊下的加工（購置）&改制臺賬（空白臺賬），目的與第2條相同。5、填報材料報廢管理模塊下的材料報廢臺賬（空白臺賬），目的與第2條相同。6、填報各項目合同信息模塊下的合同賠償單價、合同租賃單價，目的是便于租賃費用對賬單、項目賠償單中相關(guān)信息的填報。完成以上6步數(shù)據(jù)初始化填報工作，周轉(zhuǎn)材料管理系統(tǒng)就可以正常使用了，參照圖3，我們每發(fā)生一筆調(diào)撥業(yè)務，都將從材料調(diào)配單的填報開始進行，會自動更新相關(guān)材料的臺賬信息。周轉(zhuǎn)材料管理系統(tǒng)使用過程中，可隨時在數(shù)據(jù)查詢模塊進行信息查詢。數(shù)據(jù)查詢分為以下圖示兩種方式：
圖4數(shù)據(jù)查詢（模糊查詢）
圖5數(shù)據(jù)查詢（操作查詢）
以上闡述了周轉(zhuǎn)材料管理系統(tǒng)的基本框架和使用方法，后續(xù)還可以根據(jù)公司的業(yè)務需求隨時調(diào)整變化，也有計劃做出更多符合企業(yè)實際的業(yè)務系統(tǒng)，不但可以減輕工作量，還可以保證數(shù)據(jù)的準確性和真實性。
中鐵十一局集團城市軌道工程有限公司負責人認為，信息化對周轉(zhuǎn)材料管理具有重要作用和意義。首先，建筑施工企業(yè)的特點是流動性大、多地、在建項目多，需要對各項目現(xiàn)場情況全面掌握，以了解各施工項目的周轉(zhuǎn)材料情況，以實現(xiàn)快速調(diào)配和避免重復投入。通過建立內(nèi)部周轉(zhuǎn)材料信息化管理系統(tǒng)，給材料供需雙方提供直通式信息服務，能夠解決信息“孤島”問題，實現(xiàn)統(tǒng)一協(xié)調(diào)下的全企業(yè)范圍的資源調(diào)劑；其次，由于周轉(zhuǎn)材料種類繁多、規(guī)格不一，人工統(tǒng)計費時費力，采用信息化手段，可以對賬務處理、業(yè)務流程進行規(guī)范，將各種閑置資源信息及時統(tǒng)計并全面反饋，提高周轉(zhuǎn)材料的管理及利用效率；最后，隨著標準規(guī)范的信息平臺的利用，各項目材料管理人員按照統(tǒng)一的程序管理周轉(zhuǎn)材料，通過計算機輸入物資信息，能夠及時處理材料收發(fā)業(yè)務，避免了管理中的盲目性，真正實現(xiàn)對周轉(zhuǎn)材料的科學管理。
如今，中鐵十一局集團城市軌道工程有限公司在勤哲Excel服務器軟件的幫助下，大大提升了對周轉(zhuǎn)材料管理效率。該軟件中結(jié)合了釘釘和微信服務號，以及WORD模板，非常貼近企業(yè)的功能。勤哲的發(fā)展和與時俱進的想法，讓公司管理人員對勤哲有了足夠的信賴，希望勤哲可以開發(fā)出更多便捷的功能，讓不懂編寫程序的人都可以做自己企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)。
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