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項(xiàng)目跟蹤有很多好處和理由，從項(xiàng)目成功的機(jī)率增加到團(tuán)結(jié)團(tuán)隊(duì)的創(chuàng)建。及時(shí)了解項(xiàng)目的進(jìn)展情況和項(xiàng)目狀態(tài)，就容易發(fā)現(xiàn)任何可能阻止項(xiàng)目成功的潛在問(wèn)題。完全的透明度是準(zhǔn)確決策的必要條件。項(xiàng)目跟蹤使所有團(tuán)隊(duì)成員和利害關(guān)系人及時(shí)了解截止日期和目標(biāo)，有助于項(xiàng)目經(jīng)理更有信心管理項(xiàng)目。
項(xiàng)目跟蹤的四大好處
1、信息實(shí)時(shí)
首先，項(xiàng)目跟蹤有助于及時(shí)了解項(xiàng)目最新情況，獲取最準(zhǔn)確的信息。每位項(xiàng)目參與者都需要立即看到項(xiàng)目的狀態(tài)和進(jìn)展。這對(duì)于高層管理人員和代表團(tuán)隊(duì)的團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)做出項(xiàng)目最高層面的決策至關(guān)重要。使用基于云的項(xiàng)目管理軟件，就能很輕松向高級(jí)管理層進(jìn)行匯報(bào)。通過(guò)跟蹤項(xiàng)目，團(tuán)隊(duì)成員、項(xiàng)目目標(biāo)和活動(dòng)可以保持一致。團(tuán)隊(duì)成員可以保持聯(lián)系，看著目標(biāo)變成現(xiàn)實(shí)。
2、及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題
使用項(xiàng)目跟蹤，問(wèn)題無(wú)處隱藏，萌芽中的問(wèn)題能在瞬間識(shí)別。領(lǐng)導(dǎo)可以及時(shí)采取行動(dòng)，重新控制局面。團(tuán)隊(duì)成員可以提供幫助，相互鼓勵(lì)，把工作完成。問(wèn)題解決有助于保持項(xiàng)目的結(jié)構(gòu)，允許資源把時(shí)間花在重要的事情上。一旦問(wèn)題得到解決，項(xiàng)目就會(huì)回到正軌，成功就會(huì)近在眼前。
3、增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)動(dòng)力
協(xié)作是每個(gè)項(xiàng)目的關(guān)鍵因素。如果每個(gè)成員都清楚自己的角色，他們就能朝著團(tuán)隊(duì)目標(biāo)努力。隨著項(xiàng)目的發(fā)展，任務(wù)列表每天都在減少，團(tuán)隊(duì)繼續(xù)和完成項(xiàng)目的動(dòng)力增強(qiáng)。通過(guò)攜手合作以及創(chuàng)建授權(quán)團(tuán)隊(duì)，項(xiàng)目跟蹤使所有人都參與進(jìn)來(lái)，并保持一致的意見(jiàn)。
4、簡(jiǎn)單準(zhǔn)確的報(bào)告
報(bào)告通常是項(xiàng)目經(jīng)理需要完成的一項(xiàng)痛苦任務(wù)。高級(jí)管理人員希望在一瞬間獲得對(duì)每個(gè)項(xiàng)目的整體看法。為了管理和跟蹤項(xiàng)目，使用項(xiàng)目管理系統(tǒng)，能使報(bào)告快速而簡(jiǎn)單。時(shí)間非常寶貴，把所有信息放在同一處，并在需要時(shí)提供詳細(xì)信息，這非常適合向高級(jí)管理人員報(bào)告的情況。
項(xiàng)目跟蹤的三個(gè)常見(jiàn)陷阱
1、無(wú)法精確衡量進(jìn)展
糾正這種情況的第一步是，使用指標(biāo)量化每個(gè)任務(wù)的范圍和主要的可交付成果。這些指標(biāo)提供明確的檢查點(diǎn)，用于衡量進(jìn)展并顯示下滑情況。下一步要做的事情是，與團(tuán)隊(duì)成員合作，估算完成工作所需的時(shí)間。不要只在日程表中使用完成日期。實(shí)際工作和估計(jì)工作的跟蹤是任務(wù)完成情況的另一種衡量方法。這兩個(gè)指標(biāo)相結(jié)合有助于更早發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。盡早解決這些問(wèn)題可以在高管、利益關(guān)系人和團(tuán)隊(duì)成員之間建立真正的信任。
2、項(xiàng)目檢查點(diǎn)模糊
項(xiàng)目經(jīng)理和高管應(yīng)在計(jì)劃階段為項(xiàng)目管理跟蹤建立堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。不幸的是，計(jì)劃通常不會(huì)迫使利害關(guān)系人決定他們到底想要什么。因此，項(xiàng)目的基礎(chǔ)是建立在無(wú)法衡量的模糊愿望之上。這些愿望并沒(méi)有提供衡量進(jìn)展的跟蹤指標(biāo)，只提供截止日期。此外，計(jì)劃不可能決定項(xiàng)目包含什么，不包含什么。這些不可靠的范圍定義和可交付成果很難讓人們做出正確的決策。
3、狀態(tài)報(bào)告樂(lè)觀主義
不可靠的范圍定義和可交付成果使得項(xiàng)目無(wú)法成功管理?？山桓冻晒?ldquo;只有不到10%的客戶等待時(shí)間超過(guò)60秒”是項(xiàng)目所需要的，是可以衡量的。然后，可以將其分解為組件，向團(tuán)隊(duì)成員明確說(shuō)明期望他們做些什么。經(jīng)過(guò)客觀的定義后，就不會(huì)只給他們一個(gè)截止日期作為唯一的績(jī)效衡量標(biāo)準(zhǔn)。
如何進(jìn)行有效的項(xiàng)目跟蹤？
利用項(xiàng)目管理工具可實(shí)現(xiàn)有效的項(xiàng)目跟蹤。8MSaaS PM項(xiàng)目管理工具提供了各種概覽，包括項(xiàng)目總概覽、費(fèi)用、項(xiàng)目階段、資源、依賴、可交付成果、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)、變更請(qǐng)求、現(xiàn)狀調(diào)查、關(guān)鍵指標(biāo)和對(duì)比等等，幫助項(xiàng)目管理者及時(shí)跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展和狀態(tài)，做出合理的決策。
此外，8MSaaS 項(xiàng)目管理工具還提供了多種實(shí)時(shí)顯示組件方便項(xiàng)目人員快速查看各種項(xiàng)目信息，包括項(xiàng)目匯總，文檔庫(kù)，提醒，訂單，采購(gòu)合同，變更請(qǐng)求等。
項(xiàng)目跟蹤是項(xiàng)目管理的重要活動(dòng)，貫穿項(xiàng)目生命周期的全過(guò)程。通過(guò)有效的項(xiàng)目跟蹤能夠更清楚地掌握項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展情況，8MSaaS PM項(xiàng)目管理工具(http://www.8msaas.cn/project/project_9Areas.html)可以幫助項(xiàng)目管理者實(shí)時(shí)跟蹤項(xiàng)目狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和跟蹤解決問(wèn)題，推動(dòng)項(xiàng)目的成功。
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