老生新談：如何快速提升項目管理和團隊效率？

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越來越多的管理者認可：企業(yè)持續(xù)發(fā)展就意味著團隊需要更高效的合作，而提升工作效率是唯一「可持續(xù)優(yōu)化」，并降低發(fā)展成本，減少浪費的有效方式。

以下5步是我們研究了蘋果、麥肯錫，以及很多優(yōu)秀的、以效率著稱的團隊和企業(yè)，根據(jù)他們的工作管理方式、效果總結而成。希望對你有所幫助和啟發(fā)。

01明確項目信息(或企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略)

項目協(xié)作和管理，有時候就像開一個會議。

在開會前即確認會議時間，主持人、參與人員、會議流程、討論內容、討論達成目標的評估方式;

(如：提出3個有效執(zhí)行方案并負責到人;更新話術確保每個人知曉并建立一周的反饋跟進文檔進行效果優(yōu)化);

會議中靜音手機，主持人協(xié)調發(fā)言順序，確保會議圍繞討論主題。當然如果是持續(xù)跟進的會議，還要在這次會議中確定下周討論內容和會議時間等信息。

這樣的會議是極具高效，節(jié)約時間成本的。

同樣，高效的項目管理和協(xié)作也需要在啟動前明確項目的動機、項目負責人、參與人員及擔任角色、溝通反饋機制(包括固定反饋時間和突發(fā)情況反饋機制)、項目周期、潛在風險評估及提出對應方案等等。

當確保每個項目參與人員都清楚項目周期、目標等信息，才能在執(zhí)行自己的工作任務的同時，更好的協(xié)作團隊其他成員，共同推動項目完成。

不至于出現(xiàn)本該人為可控的糟糕局面，把風險被動造成項目損失或夭折的概率降到最低。

02情緒溝通能力

作為企業(yè)或項目負責人，一個不錯的統(tǒng)籌管理能力和識人用人能力，確實很重要。但除此之外，你還需要一些情感感知和引導性的溝通能力。

一個企業(yè)或團隊會因為組織內部的阻力降低25%生產(chǎn)力——而這種現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)在團隊或項目的成長階段。

這時候負責人必須站出來，判斷沖突矛盾的性質(建設性沖突或破壞性沖突)。

建設性沖突通常有一定積極作用，能夠幫助推動工作。需要負責人了解根結所在，坦誠討論，予以正確的引導解決即可。

而破壞性沖突往往需要運用情緒的管理，并在沖突雙方情緒穩(wěn)定后協(xié)商解決。如果給團隊凝聚力帶來了影響，還需要制定懲罰機制來穩(wěn)定安撫其他成員的情緒。

世上不存在0沖突的企業(yè)或團隊，但優(yōu)秀的企業(yè)或項目負責人能夠引導和改進團隊協(xié)作，并對沖突予以積極的溝通和解決，不斷學習建立「發(fā)現(xiàn)-解決-反饋避免」的閉環(huán)機制，也就能夠更好的促進團隊的成長和協(xié)作。

日本資深人力資源管理大師伊賀泰代曾結合麥肯錫內部實際案例說過：及時的溝通肯定和情緒引導能夠使團隊成員降低消極情緒的概率，激發(fā)員工責任感和自我認同感，提升團隊內部的協(xié)作率。

03謹記持續(xù)對項目「管理」進行優(yōu)化

項目執(zhí)行中，需要管理好風險，如需求變更和人力資源的變動;需要站在全局考慮問題，必要時可以先「縮減需求」以保證「上線」，因為后續(xù)會持續(xù)迭代。也需要在項目中間進行流程和反饋機制的優(yōu)化，來確保持續(xù)推進項目進度。

在這里「持續(xù)優(yōu)化」是中心，而優(yōu)先優(yōu)化哪些模塊，如何優(yōu)化需要結合實際來判斷。

我們曾在國內知名海外創(chuàng)業(yè)者平臺，分享過一個提升招聘效率的案例——招聘是一個企業(yè)發(fā)展重要的事項之一，同樣也是一個“項目”。

通過對招聘“項目”的優(yōu)化一方面顯著提高效率，減少了時間浪費，另一方面在簡短并直達重點的招聘流程中，極大提升應試者的體驗，無疑是對企業(yè)的另一種宣傳，對后期企業(yè)發(fā)展也能存儲良好的品牌口碑。

另外，在這里也簡單介紹一下幫助項目管理的兩大模型：瀑布型和敏捷型(當然還有其他的，不過這兩個模型更為常用)，合理的使用模型可以幫助企業(yè)或團隊記錄并解決項目和發(fā)展中存在的問題，以達到推動優(yōu)質高效完成的目的。

瀑布型的主要是特點是根據(jù)項目的工作內容進行階段切分。

如需求分析、概要設計、詳細設計、代碼內部開發(fā)、功能測試、發(fā)布上線等。各個階段之間是線性推進的，即只有上一個階段基本完成后才推進到下一階段。這里的項目周期就是所有階段的周期之和。

另一個模型是敏捷型，也就是我們常說的快速迭代，小步快跑。敏捷的關鍵點是迭代和并行。

在敏捷中，將產(chǎn)品功能拆成足夠小的單元同時推進，這樣可以大大降低時間周期風險。因為哪怕某個單元出現(xiàn)延遲，其他單元也可以先上線(當然這些單元是可以獨立拆分上線的，如果邏輯緊密那就要小心了)，這樣也就實現(xiàn)了快速迭代，從另個角度也幫助降低了項目推遲的風險。

04選用適合的工具事半功倍

那么多的項目管理、協(xié)作平臺和工具，你正在用哪個?

雖然唯一可以肯定的是沒有最優(yōu)秀的協(xié)作工具，但肯定有最適合自己的。

Tower、QUIP、石墨文檔、Trello、Teambition等協(xié)作工具被眾多團隊使用。對于咨詢企業(yè)或市場團隊來說，還有Airtable等數(shù)據(jù)整理工具。這些工具各有側重和特點，有的適合線上協(xié)作，有的適合項目管理。

現(xiàn)在，定制化工具和系統(tǒng)也逐漸成為不少企業(yè)和團隊的首選，如定制CRM、監(jiān)控系統(tǒng)、線上協(xié)作系統(tǒng)、大數(shù)據(jù)平臺等等。

通過提供協(xié)作和管理系統(tǒng)的技術解決方案，我們累計幫助上百家企業(yè)降低了企業(yè)管理成本，平均提升團隊效率40+%，并直接或間接推動了營銷業(yè)績和市場占有率的增長。

而對于非咨詢型的各行企業(yè)，協(xié)作系統(tǒng)或工具需要貼合其具體的業(yè)務流程。

如：

電商需要結合訂單管理、會員管理和財務系統(tǒng)，實體行業(yè)需要增加外勤協(xié)作功能，新能源行業(yè)的協(xié)作系統(tǒng)需要增加數(shù)據(jù)的實時監(jiān)控和預警模塊，等。

05注重透明度，鼓勵知識共享

領導力、溝通、明確目標，使用適合的協(xié)作工具等等都能極大限度地提高團隊協(xié)作效率。但還有一個「透明度」往往被忽視。

透明度的推進來自團隊公平下的利益相關者的人們的反饋意見。它的提升能夠幫助團隊成員對項目和企業(yè)發(fā)展有更立體的認知，以便他們看到各自的個人貢獻，使團隊更有激勵和動力。

而知識分享是團隊透明度實現(xiàn)的方式之一，圍繞企業(yè)、項目管理等內容能夠幫助廣泛吸收意見(尤其是研發(fā)團隊的角度認知)，使項目和企業(yè)發(fā)展避免陷阱和挫折。

很多大型企業(yè)都有內容名目繁多的分享會，中小型企業(yè)和團隊在建立自己的企業(yè)文化和團隊凝聚力時往往也加入了知識分享的方式。

當然，在這里知識的分享就不限于管理和職業(yè)相關了，可以是個人的愛好和興趣等等。也是一種特別好的團隊激勵和凝聚力成長的途徑。

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